Od 5 maja 2025 roku Microsoft wprowadził nowe, rygorystyczne zasady dotyczące wysyłki masowych wiadomości e-mail do użytkowników Outlook.com, Hotmail.com i Live.com. Zmiany te mają na celu zwiększenie bezpieczeństwa użytkowników poprzez ograniczenie spamu, phishingu oraz fałszowania tożsamości nadawców.
Nowe wymagania dla nadawców wysyłających ponad 5000 e-maili dziennie
Firmy i administratorzy, którzy codziennie wysyłają więcej niż 5000 wiadomości e-mail do adresów Outlook, muszą teraz spełniać określone wymagania dotyczące uwierzytelniania:
- SPF (Sender Policy Framework): Rekord SPF musi jednoznacznie określać, które adresy IP są uprawnione do wysyłania wiadomości w imieniu domeny nadawcy.
- DKIM (DomainKeys Identified Mail): Wiadomości muszą być podpisywane cyfrowo przy użyciu klucza prywatnego, co pozwala odbiorcy zweryfikować autentyczność nadawcy.
- DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance): Domena nadawcy musi posiadać opublikowaną politykę DMARC, która najlepiej, jeśli jest zgodna zarówno z SPF, jak i DKIM.
W przypadku niespełnienia powyższych wymagań, wiadomości mogą być całkowicie odrzucane przez serwery Microsoftu, zamiast trafiać do folderu spam.
Dodatkowe zalecenia Microsoftu
Oprócz technicznych aspektów uwierzytelniania, Microsoft zaleca również:
- Używanie prawidłowych adresów nadawcy i odpowiedzi: Adresy „From” i „Reply-To” powinny być aktywne i zdolne do odbierania odpowiedzi.
- Zamieszczanie funkcjonalnych linków do wypisania się z subskrypcji: Każda wiadomość powinna zawierać wyraźny i działający link umożliwiający odbiorcy rezygnację z dalszych wiadomości.
- Regularne czyszczenie list mailingowych: Usuwanie nieaktywnych lub błędnych adresów e-mail pomaga w utrzymaniu dobrej reputacji nadawcy.
- Przejrzystość w komunikacji: Tematy wiadomości powinny być zgodne z ich treścią, a odbiorcy muszą wyrazić zgodę na otrzymywanie wiadomości.
Co to oznacza dla nadawców?
Dla firm i organizacji korzystających z masowej wysyłki e-maili, nowe zasady oznaczają konieczność dostosowania się do wyższych standardów bezpieczeństwa. Brak odpowiedniego uwierzytelniania może skutkować odrzuceniem wiadomości przez serwery Outlooka, co z kolei może wpłynąć na skuteczność kampanii marketingowych i komunikacji z klientami.
Warto zauważyć, że podobne wymagania wprowadziły wcześniej Google i Yahoo, co świadczy o ogólnoświatowym trendzie w kierunku zwiększenia bezpieczeństwa poczty elektronicznej.
Podsumowanie
Nowe zasady Microsoftu dotyczące masowej wysyłki e-maili w Outlooku mają na celu ochronę użytkowników przed niechcianymi wiadomościami i zagrożeniami związanymi z phishingiem. Dla nadawców oznacza to konieczność wdrożenia odpowiednich mechanizmów uwierzytelniania oraz przestrzegania najlepszych praktyk w zakresie e-mail marketingu. Dostosowanie się do tych wymagań jest kluczowe dla zapewnienia skutecznej i bezpiecznej komunikacji z odbiorcami.
